Navigera rätt med smarta HR-nyckeltal! Sju tips

Dags att ta kontroll över företagets viktiga HR-nyckeltal – och sluta förlita sig på magkänsla och gissningar? Känns det knepigt att komma igång i en djungel av olika mått, begrepp och beräkningar? Eller funderar ni över hur ni kan ta jobbet med nyckeltalen till nästa nivå? Vi bjuder på sju tips på vägen!

Gå på magkänsla eller fakta? Hur jobbar ditt företag med att ta tempen på företaget och personalen, identifiera oönskade trender och vidta rätt åtgärder i rätt tid? Nyckeltal är ett effektivt redskap för HR och personalansvariga att mäta och analysera hur det går för företaget, att nå uppsatta mål och hitta rätt kompassriktning framåt. Med konkreta siffror att luta sig mot finns det helt enkelt betydligt bättre förutsättningar att fatta välgrundade beslut för personalens och verksamhetens bästa – vare sig det gäller att få bukt med en hög personalomsättning eller att analysera mönster och samband när det gäller sjukfrånvaron.

Men hur ska man då tänka för att arbetet med HR-nyckeltal ska göra nytta på riktigt? I vilken ände börjar man? Hur väljer ni rätt nyckeltal för företagets behov? Och hur paketerar och kommunicerar ni dem på bästa sätt? Det kommer vi att titta närmare på här nedan!

Sju tips för att lyckas med era HR-nyckeltal

Mät rätt – inte mycket, sätt siffrorna i en kontext, visualisera och agera. Det är några ledord när vi talar framgångsfaktorer i jobbet med företagets HR-nyckeltal.

1. Se till att ni mäter rätt saker
   Volymerna av data som omger oss tycks bara växa och växa och idag finns det bättre möjligheter än någonsin att få fram exakt de siffror om personalen och företaget vi önskar. I takt med detta ökar också kraven på ledning och HR att försöka navigera rätt i den djungel av mått, nyckeltal, index och beräkningsmodeller som finns där ute. Det är helt enkelt lätt att känna sig överväldigad när i stort sett allt går att mäta. Tricket för att lyckas med era HR-nyckeltal är att sätta fokus på de mått som känns mest relevanta och verkningsfulla för er verksamhet. Att mäta rätt snarare än mycket, kort och gott.
   
   En bra start är att utgå från verksamhetens övergripande mål och strategier. Vilka områden kan vi ringa in som är särskilt viktiga för företagets framgång? Vilka framgångsfaktorer kopplade till personalen kan vi identifiera? Vilka risker, utmaningar och förbättringsområden ser vi framför oss – idag och på sikt? Låt svaren på dessa frågor bli vägledande för valet av HR-nyckeltal och se sedan till att förankra syftet med vart och ett av de nyckeltal ni till slut väljer att fokusera på – och ni kommer att ha en bra utgångspunkt för att lyckas.
   
   
2. Jobba i grupp
   Att ta fram relevanta nyckeltal för er verksamhet är alltså något som bör ske med stor omsorg. Det är därför klokt att göra arbetet i grupp. Förutom ledningen som har det yttersta ansvaret för att styra företaget i önskad riktning är det bra att involvera avdelningschefer och HR som ofta kan dela med sig av mer praktiska kunskaper och erfarenheter ur vardagen när det gäller vilka specifika händelser, aktiviteter och beteenden som ni bör rikta strålkastarljuset mot. Att jobba i lag är också ett bra sätt att öka engagemang och ansvarskänsla kring det fortsatta arbetet med era HR-nyckeltal.
   
   Sist men inte minst: tydliggör för varandra att nyckeltalen är ett område som kräver ett långsiktigt arbete och att ni kommer att behöva utvärdera och ompröva era mått över tid, så att de ständigt hålls aktuella och vid liv.
   
   
3. Sätt upp mål
   Ett nyckeltal i sig självt säger inte så mycket. Det är först när vi sätter det i relation till något annat som det blir meningsfullt på riktigt. Sätt upp mål för kritiska nyckeltal som personalomsättning och sjukfrånvaro för att göra nyckeltalen relevanta och kunna följa upp nuvärde i relation till önskat värde. Var står vi och vart vill vi?
   
   
4. Se till att ni räknar på samma sätt
   Hur definieras ett mått som personalomsättning? Menar vi samma sak och räknar vi på samma sätt? Att etablera tydliga definitioner för era HR-nyckeltal och att hålla fast vid dem är viktigt för att kunna jämförelser och uppföljningar över tid. Många rekommenderar också att börja med ett fåtal, lättbegripliga nyckeltal för att sedan bygga på med fler och mer komplexa på sikt. Sätter ni för detaljerade nyckeltal i början är risken att arbetet känns övermäktigt och att ni tappar överblicken.
   
   
5. Gör jämförelser och bryt ner era data
   Är en personalomsättning på 12 procent bra eller dåligt? Som sagt, utan kontext blir era HR-nyckeltal ganska intetsägande. Förutom att sätta dem i relation till era mål behöver ni exempelvis titta på hur utvecklingen framåt och bakåt i tiden ser ut. Se alltså till att tänka långsiktigt och studera siffrorna under en längre tidsperiod.
   
   Fundera också över om ni kan göra era HR-nyckeltal mer verkningsfulla genom att:
   - kombinera flera parametrar och därigenom upptäcka mönster och samband. Hur fördelar sig exempelvis personalomsättningen på olika avgångsorsaker?
   - bryta ner siffrorna på mindre enheter, såsom avdelningar och kategorier av personal. Hur är sjukfrånvaron på avdelning A jämfört med avdelning B, exempelvis?
   - i de fall det är möjligt göra jämförelser utanför den egna verksamheten. Vad är exempelvis en ”normal” personalomsättning i er bransch och hur ligger ni till i relation till det? (Se då bara till att ni använder samma mått på just personalomsättning för att få en rättvisande bild).
   
   
6. Analysera och agera
   Först: Mäta och jämföra. Sedan: analysera och agera. Ett strategiskt arbete med företagets HR-nyckeltal bygger på att ni inte bara ställer er frågan hur det ser ut utan också varför det ser ut som det gör – och därefter agerar på dessa insikter. Har ni konkreta siffror på ett kritiskt nyckeltal såsom företagets sjukfrånvaro och dessutom analyserar orsakerna bakom utfallet finns det goda förutsättningar att vidta konkreta och riktade åtgärder för att minska den. Sammanfatta det ni kommit fram till i en handlingsplan där ni dokumenterar vad som behöver göras, av vem och när.
   
   
7. Visualisera och kommunicera
   Kanske har ni stenkoll på vilka HR-nyckeltal ni vill följa upp men kämpar med ineffektiva verktyg för att paketera och presentera dem? En vanlig källa till problem är att datan finns utspridd på en mängd olika ställen – i flera olika personalsystem som inte är synkade med varandra eller kanske till och med i Excel-format. Resultatet: många timmars arbete med krångliga överföringar, manuella inmatningar och framtagande av diverse rapporter som måste mejlas fram och tillbaka mellan berörda. Tack och lov finns det moderna digitala verktyg där ute som gör jobbet med era HR-nyckeltal betydligt smidigare.
   
   Lösningen stavas dashboard – ett slags digital instrumentpanel som paketerar dagsfärska HR-nyckeltal på ett visuellt, lättbegripligt och intresseväckande sätt för de personer som behöver ha tillgång till dem, allt i ett par snabba klick. Visst låter det bra?
   
   Här har vi sammanställt topp fem-fördelar ditt företag kan dra nytta av med vår dashboard som en del av vårt HRM-system Flex HRM:
   - Sömlöst flöde där all data redan finns i systemet, i ett och samma gränssnitt. Hejdå krångliga överföringar och klippande och klistrande i excel-filer!
   - Snyggt och intuitivt gränssnitt med stapeldiagram, grafer, cirkeldiagram och mätare med grönt/gult/rött ljus som förvandlar intetsägande siffror till agerbara insikter.
   - Säkerställer att rätt information når rätt person genom rollbaserad åtkomst.
   - Tillgång till en standard-dashboard med färdigkonfigurerade paneler som gör det extra enkelt att komma igång – men också möjlighet att skapa egna dashboards om ni skräddarsyr exakt efter era behov.
   - Möjlighet att mäta och följa upp ett stort antal av de vanligaste HR-nyckeltalen: sjukfrånvaro, personalomsättning, antal heltidstjänster (FTE), avgångsorsaker, medelålder, genomsnittlig anställningstid med flera.

Har du funderingar kring hur vår dashboard skulle kunna förenkla och förbättra jobbet med era viktiga HR-nyckeltal? Läs mer om dashboarden i Flex HRM eller kontakta oss så visar vi dig!